Дилер в Екатеринбурге готов взять товар, но ему нужно в четверг, а не через неделю, когда придёт машина с завода. Монтажной организации нужны три паллеты к началу работ на объекте, а не полная фура. Магазин хочет пополнять ассортимент небольшими партиями и не замораживать деньги в запасе. Покупатели в регионе есть, но они быстро уходят к тем, у кого товар лежит рядом.
Держать для этого в регионе собственный склад с кладовщиками, погрузчиком и бухгалтером по складу дорого, особенно пока объём продаж только растёт. Есть схема проще: вы завозите на склад ответственного хранения крупную партию одной поставкой, а ваши покупатели забирают товар оттуда частями, по вашим заявкам.
В этой статье — как эта схема работает каждый день: что согласовать со складом заранее, как подать заявку на отгрузку, какие документы оформляются, кто отвечает за товар и сколько это стоит. Если вы ещё решаете, нужен ли вам запас в регионе в принципе, начните со статьи «Региональный склад для роста продаж».
Как работает схема: шесть шагов
- Завоз. Вы отправляете на склад партию с завода, от поставщика или из центрального склада: фуру, контейнер, сборный груз на паллетах.
- Приёмка. Склад пересчитывает товар по каждому артикулу, сверяет с документами и ставит на учёт.
- Хранение. Товар лежит на складе под ответственностью склада, пока вы его не продадите.
- Заявка. Продали — присылаете складу заявку: кому, что и сколько отгрузить.
- Сборка и отгрузка. Склад собирает заказ, оформляет согласованные документы и передаёт товар покупателю или перевозчику.
- Отчёт. По запросу вы получаете остатки и все движения товара за период.
Продажи, цены, работа с покупателями и решения о том, кому и когда отгружать, остаются за вами. Всё, что происходит с товаром физически, делает склад.
Схема рассчитана на оптовые продажи: отгрузки паллетами, коробами, сборными партиями по артикулам. Если товар уходит дилерам, магазинам, строительным и монтажным организациям, производственным предприятиям — это ваш случай.
Что согласовать со складом до первого завоза
Большинство задержек при отгрузке возникает не на складе, а из-за того, что заранее не договорились о мелочах. Перед первой поставкой стоит закрыть такие вопросы:
- Кто может заказывать отгрузку. Ваши сотрудники, от которых склад принимает заявки, и канал, по которому они приходят.
- Как склад узнает получателя. Какие данные о покупателе и водителе вы указываете в заявке и какие документы водитель предъявляет на складе.
- Набор документов. Какие документы оформляются при каждой отгрузке, а какие — только по отдельному указанию.
- Самовывоз или перевозчик. Будут ли покупатели забирать товар сами или груз передаётся транспортной компании.
- Срочные отгрузки. Как заказать отгрузку быстрее обычного.
- Отчётность. Как часто вам нужен отчёт об остатках.
Всё это фиксируется в договоре ответственного хранения. Один раз договорились — дальше каждая отгрузка идёт по одинаковым правилам, без согласований в последний момент.
Завоз и приёмка
Партию на склад можно завозить с завода, от поставщика или с вашего центрального склада. Разгрузка оплачивается за тонну: погрузчиком — 800 ₽, вручную — 1 000 ₽. Товар на паллетах разгружают погрузчиком, это быстрее и дешевле.
Приёмка — по номенклатуре: склад пересчитывает каждый артикул и сверяет с документами, а не просто считает количество мест. Для схемы с отгрузкой покупателям это особенно важно. Если пересорт не найден при приёмке, его найдёт ваш дилер — и претензия придёт уже к вам.
Приёмка по номенклатуре, сортировка, стрейчевание паллет и подготовка документов бесплатны. При расхождениях склад составляет акт, фотографирует повреждения и уведомляет вас — эти документы нужны для претензии поставщику или перевозчику.
Подробно о приёмке, документах для склада и расхождениях — в статье «Товар из Китая уже в России: как организовать приёмку, хранение и отгрузку». Она написана для импортёров, но порядок приёмки для партии с российского завода такой же.
Заявка на отгрузку: что в ней указать
Заявка — главный документ схемы. Чем она точнее, тем быстрее и без ошибок соберут отгрузку. В заявке стоит указать:
- получателя — название организации покупателя;
- артикулы и количество — в тех же единицах, в которых товар принят на склад: штуки, коробки или паллеты;
- дату и время отгрузки;
- способ — самовывоз покупателем или передача перевозчику;
- данные водителя и машины, если покупатель забирает сам;
- документы — если для этой отгрузки нужно что-то сверх согласованного набора.
Удобно вести заявки по единому шаблону: склад и ваши менеджеры видят их в одинаковом виде, и ничего не теряется.
Когда отгружаем
Стандартная отгрузка — с 9:00 до 18:00. В другое время отгрузку можно организовать по согласованному графику.
Если покупателю товар нужен быстрее обычного, есть срочная отгрузка. Это то, ради чего вообще стоит держать товар в регионе: покупатель получает его так же быстро, как у местного поставщика, а не ждёт машину из другого города.
Сборка и погрузка
Склад собирает отгрузку так, как удобно покупателю:
- целыми паллетами — если покупатель берёт крупный объём одного артикула;
- сборной партией по артикулам — если в заказе несколько позиций в разных количествах. Склад собирает их с разных мест хранения на одну паллету и стрейчует.
Стрейчевание бесплатно. Погрузка оплачивается за тонну по тем же ставкам, что и разгрузка: 800 ₽ погрузчиком, 1 000 ₽ вручную.
Документы при отгрузке
Набор документов согласуется с вами при заключении договора и дальше применяется к каждой отгрузке.
Акт приёма-передачи — всегда. При каждой отгрузке склад оформляет акт приёма-передачи товара по унифицированной форме МХ. Он фиксирует, что и в каком количестве склад выдал по вашему распоряжению. Для вас это подтверждение того, что товар ушёл со склада, и основа для сверки остатков.
УПД — при необходимости. Универсальный передаточный документ оформляет передачу товара от вас как продавца вашему покупателю. Если покупателю он нужен вместе с грузом, это включается в согласованный набор.
CMR — при международной перевозке. Если товар уходит за пределы России, к отгрузке добавляется международная транспортная накладная CMR.
Другие документы — по требованиям вашего покупателя или перевозчика, если они нужны.
Оформление документов бесплатно.
Кто отвечает за товар
Мы работаем по договору ответственного хранения. Склад принимает товар по акту и несёт полную ответственность за его сохранность, пока товар находится на складе.
В этом главное отличие от аренды площади: арендатор сам отвечает за то, что лежит на его метрах. При ответственном хранении утрата, недостача или повреждение принятого товара — ответственность склада.
Выдача товара тоже фиксируется документально: каждая отгрузка подтверждается актом, поэтому всегда можно восстановить, что, когда и кому было передано.
Учёт и сверка остатков
Склад ведёт учёт каждого артикула: принято, отгружено, осталось. По вашему запросу присылаем отчёт в Excel: остатки и все движения товара за выбранный период.
Прямого обмена данными между складом и вашей учётной системой сейчас нет: данные из отчёта загружаются в вашу 1С или другую систему.
Советуем сверять остатки раз в месяц, перед планированием следующего завоза. Так вы вовремя увидите, что какой-то артикул заканчивается, и успеете довезти его до того, как дилер получит отказ.
Сколько это стоит
Расходы складываются из трёх частей:
| Что | Тариф |
|---|---|
| Разгрузка и погрузка | 800 ₽/т погрузчиком, 1 000 ₽/т вручную |
| Хранение, 10–49 м² | 1 500 ₽ за м² в месяц |
| Хранение, 50–149 м² | 1 350 ₽ за м² в месяц |
| Хранение, от 150 м² | 1 200 ₽ за м² в месяц |
| Приёмка по номенклатуре, сортировка, сборка, стрейчевание, документы | бесплатно |
Есть и паллетное хранение: по договору — от 10 паллетомест, стоимость рассчитываем отдельно.
Пример: месяц работы
Условный пример. Производитель раз в месяц завозит на склад фуру — 20 тонн продукции на паллетах. В среднем запас занимает 60 м². За месяц покупатели забирают все 20 тонн несколькими отгрузками разного размера.
| Операция | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|
| Разгрузка фуры погрузчиком | 20 т × 800 ₽ | 16 000 ₽ |
| Приёмка, сортировка | бесплатно | 0 ₽ |
| Хранение | 60 м² × 1 350 ₽ | 81 000 ₽ |
| Сборка отгрузок, стрейчевание, документы | бесплатно | 0 ₽ |
| Погрузка покупателям | 20 т × 800 ₽ | 16 000 ₽ |
| Итого за месяц | 113 000 ₽ |
Обратите внимание: сумма не зависит от того, сколько было отгрузок — пять или сорок. Погрузка считается по весу, а сборка и документы бесплатны. Покупатели могут брать товар так часто и такими партиями, как им удобно, и ваши расходы на склад от этого не растут.
Оплата — два раза в месяц: хранение до 25-го числа за следующий месяц, погрузочно-разгрузочные работы до 10-го числа за прошедший.
Для своего объёма воспользуйтесь калькулятором стоимости хранения или пришлите параметры поставок — посчитаем точно.
Пять причин, по которым отгрузка задерживается
Почти все задержки при отгрузке случаются по одним и тем же причинам, и почти все устраняются заранее.
- Водитель приехал без нужных данных или документов. Покупатель отправил машину, но водителя нет в заявке. Склад выдаёт товар только тому, кого может идентифицировать. Решение: указывать водителя в заявке и заранее рассказать покупателям, что нужно иметь с собой.
- Заявка в других единицах. Менеджер заказал «50 штук», а товар принят коробками по 12. Решение: заявки в тех же единицах, что и приёмка, по единому шаблону.
- Товара нет на остатке. Продали то, что уже ушло другому покупателю. Решение: регулярная сверка остатков и запрос отчёта перед крупными продажами.
- Документы не согласованы. Покупатель ждёт документ, о котором в заявке ни слова. Решение: стандартный набор в договоре и отдельная пометка в заявке, если нужно что-то ещё.
- Заявка пришла не от того, кого нужно. Покупатель написал на склад напрямую. Склад отгружает по заявкам от вас и уполномоченных вами сотрудников. Решение: сообщить покупателям, как заказывать отгрузку.
Частые вопросы
Могут ли наши покупатели забирать товар сами?
Да. Покупатель приезжает на склад со своей машиной в согласованное время, данные водителя указываются в заявке.
Какие документы вы оформляете при отгрузке?
Набор согласуем с вами заранее. Всегда оформляем акт приёма-передачи товара по форме МХ, при необходимости — УПД, CMR и другие документы.
Сколько стоит одна отгрузка?
Отдельной платы за отгрузку нет. Погрузка оплачивается по весу — 800 ₽ за тонну погрузчиком, сборка заказа и документы бесплатны.
Можно ли отгрузить срочно?
Да, есть услуга срочной отгрузки. Стандартно отгружаем с 9:00 до 18:00, в другое время — по согласованному графику.
Кто отвечает за товар на складе?
Склад. Мы работаем по договору ответственного хранения и несём полную ответственность за сохранность принятого товара.
Как узнать остатки?
По запросу присылаем отчёт в Excel с остатками и всеми движениями товара за период. Прямой интеграции с 1С и другими учётными системами клиентов сейчас нет.
Какой минимальный объём?
Хранение от 10 м², паллетное — по договору от 10 паллетомест. Схема с отгрузкой покупателям выгоднее всего, когда товар завозится крупными партиями: фурами, контейнерами, сборными грузами на паллетах.
Посчитаем расходы на ваши поставки
Напишите на info@sklad343.ru, сколько товара вы планируете завозить, как часто и сколько отгрузок в месяц ожидаете, — рассчитаем расходы на склад и предложим порядок работы с вашими покупателями.
Хотите посмотреть, как собирают отгрузки? Приезжайте на экскурсию по складу.
